2　文書の保管、保存等の管理は、文書が市民の利用に供されるように適切に行われなければならない。

2　文書主管課長は、必要と認めるときは、各課の文書事務の処理状況について随時調査し、必要な措置をとることができる。

2　文書総括主任は、課の庶務担当の係長の職にある者を、文書主任は、課のその他の係長の職にある者をもって充てる。ただし、庶務担当の係長のいない課にあっては課長が指定する他の係長の職にある者、係長を置かない課にあっては課長が指定する者をもって充てる。

3　第1項の規定にかかわらず、高崎市行政組織規則第2条第5項に規定する附置組織(第4条第1項の附置組織を除く。)を有する課にあっては、当該附置組織に文書総括主任及び文書主任を置くことができる。この場合において、文書総括主任及び文書主任は課長が指定する。

2　電子文書取扱者は、文書総括主任又は文書主任の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

2　課は、指令番号簿(様式第2号)及び達番号簿(様式第2号の2)を備えるものとする。

3　課長は、必要があると認めるときは、前項に定める帳票のほか、必要な帳票を備えることができる。

2　公示文書又は令達文書の番号は、それぞれ当該公示文書又は令達文書を記載した公示令達番号簿(指令については指令番号簿、達については達番号簿)の番号による。

3　一般文書等のうち外部に発するもの(軽易な文書を除く。)については、発送年月日のほか発送番号を付さなければならない。

4　前項の番号は、文書管理システム登録時に付される番号とする。

5　第2項の番号にあっては暦年ごとに、前2項の番号にあっては年度ごとにこれを更新する。

2　前項の規定により指示を受けた職員は、文書管理システムに所要事項を登録し、受領文書が紙文書の場合は収受したことを証明する記載をし、係長(係長を置かない課にあっては係長に相当する職にある者又は課長が指定する者。以下「係長」という。)及び課長に提出しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、文書管理システムへの登録及び紙文書への収受したことを証する記載を省略することができる。

3　訴訟、審査請求書その他到達の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある紙文書は、到達日時を当該紙文書に明記するものとする。

4　課の文書総括主任は、受領文書が当該課に属さないものであると認めるときは、直ちに文書主管課にこれを返付しなければならない。

2　担当者は、課長から収受文書を受けたときは、速やかにその事務処理を行わなければならない。

2　収受文書のうち他の部課に供覧を必要とする電子文書は、文書管理システムにおいて、当該他の部課に供覧しなければならない。

2　起案文書のうち重要な文書等の決裁は、次に掲げるところにより処理する。

2　合議を受けた部課は、他の事案に先立ってこれを検討し、意見を異にするときは協議し、合議が整わないときは、上司の指示を求めるものとする。

3　合議を経た文書でその要旨を改めたいときは合議先に承認を求め、廃案にしたときはその旨を合議先に通知しなければならない。

2　起案文書のうち決裁後に他の部課に供覧を必要とする電子文書は、文書管理システムにおいて、当該関係部課に供覧することができる。

2　文書主管課は、送付された公示文書及び令達文書を公示令達番号簿に記載し、種別ごとに順次番号を付して公示等の手続きをしなければならない。

3　指令及び達は、課において、指令にあっては指令番号簿に、達にあっては達番号簿に記載して処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる紙文書については、公印の押印を省略するものとする。ただし、法令等に特別な定めがある場合は、この限りでない。

2　前項の規定により電子署名を付与しようとする者は、電子署名を付与する電子文書に係る決裁済文書を添えて文書主管課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　文書主管課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき電子文書を当該文書に係る決裁済文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な事項については、別に定める。

2　前項に規定するキャビネットに収納することが不適当な紙文書については、文書主管課長の指示により、他のキャビネット等を使用することができるものとする。

3　キャビネットは、原則として課ごとに1か所に集中配列し、左から号数、上から段数をもって順次数えるものとする。

2　媒体等は、課の職員が共同利用できるよう所定の保管庫等に保管するものとし、記録文書の漏えい、改ざん等が生じないよう厳重に管理しなければならない。

3　媒体等は、文書総括主任の許可を得ないで庁外へ持ち出してはならない。

4　不要な媒体等及び破損等の理由により使用不能となった媒体等は、使用不可能な状態にして廃棄しなければならない。

2　ファイル責任者は、課の文書総括主任が当たり、ファイル担当者は、課の庶務を担当する者で、課長が指定するものをもって充てる。

3　ファイル責任者は、次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　ファイル担当者は、ファイリングシステムの維持管理について、ファイル責任者を補佐するものとする。

2　未完結の紙文書については、担当者ごとに懸案フォルダに収納し保管するものとする。ただし、文書の形状により懸案フォルダに収納することが適当でないものは、所定の場所に収納して保管しなければならない。

2　完結した紙文書については、個別フォルダに収納し保管するものとする。ただし、個別フォルダに収納することが適当でないものについては、所定の場所に保管しておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等によりその保存年限の定めがある文書は、それぞれ法令等の定める年限による。

2　課長は、前項に規定する引継ぎ完了後、直ちに完結した紙文書をキャビネットの現年度分引出しから前年度分引出しに移し替えるものとする。

3　前項の規定にかかわらず年度に関係なく使用する紙文書及び一定の期間継続する事業等に係る紙文書は、移替えを行わず、現年度扱いとするものとする。

2　文書主管課長は、前項に規定する整理番号を、主管課長に通知するものとする。

2　書庫の開閉は、原則として勤務時間内とし、書庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書の貸出期間は、5日以内とする。

3　前項に規定する貸出期間の延長を求めようとするときは、文書主管課長の承認を得なければならない。

4　保存文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え若しくは訂正又は他への転貸をしてはならない。

2　文書主管課長は、第38条第1項第1号に規定する永年保存の文書について、当該文書の保存年限の起算日から15年を経過するごとに課長と協議の上、保存の適否を決定するものとする。この場合において、廃棄することと決定されたものについては、前項本文の規定の例によるものとする。

3　文書主管課長は、前条及び前2項の規定により廃棄することと決定された文書について、歴史的資料価値を有するに至ると認められる文書は廃棄せず、歴史的資料管理主管課へ引き渡すものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(高崎市文書取扱規程の廃止)

2　高崎市文書取扱規程(昭和53年高崎市庁達第8号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令施行の際、ファイリングシステム未導入課にあっては、当分の間、ファイリングシステムに基づく文書の取扱いに関する規定は適用せず、なお従前の例による。

4　この訓令施行の際、廃止前の高崎市文書取扱規程の規定により作成した様式があるときは、適宜補正してこれを使用することができる。

(群馬郡倉渕村、同郡箕郷町及び同郡群馬町の編入に伴う経過措置)

5　群馬郡倉渕村、同郡箕郷町及び同郡群馬町を廃し、その区域を高崎市に編入する日前にそれぞれの町村で作成し、又は収受した文書の取扱いについては、この訓令の規定にかかわらず、それぞれ倉渕村役場文書編纂保存規程(昭和30年倉渕村告示第28号)、箕郷町文書管理規程(平成13年箕郷町規程第2号)又は群馬町行政文書取扱規程(平成14年群馬町規程第15号)の規定の例による。

(群馬郡榛名町の編入に伴う経過措置)

6　群馬郡榛名町を廃し、その区域を高崎市に編入する日前に同町で作成し、又は収受した文書の取扱いについては、この訓令の規定にかかわらず、榛名町文書管理規程(平成12年榛名町訓令第2号)の規定の例による。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年8月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、訓令の日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

1　この訓令は、訓令の日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の高崎市文書取扱規程の規定による様式により作成してある用紙については、適宜補正してこれを使用することができる。

この訓令は、平成15年10月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年1月23日から施行する。

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

1　この訓令は、訓令の日から施行する。

2　この訓令の施行の日以後に発する達の番号は、改正後の第10条第2項の規定により課に備える達番号簿の番号によるものとする。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、訓令の日から施行する。